In diesem Kapitel wird erläutert, wie der Ablauf von Aufträgen in der Warenwirtschaft stattfindet, in welchem Status sich ein Auftrag befinden kann und wie er abgearbeitet wird. Die Verarbeitung von Aufträgen - egal ob aus einem Onlineshop, einer Platform oder von im System geschriebenen Angeboten ist einer der Kernpunkte der Warenwirtschaft.
Daher wird dieser Artikel unterteilt, damit Sie den Status genau überblicken können.
Bitte beachten Sie, dieser Artikel befasst sich mit der Verarbeitung von Aufträgen und Angeboten, nicht mit Geschäftsvorfällen, die über die Kasse getätigt werden.
Unterschied: Kasse und Auftrag
Ein prinzipieller Unterschied zwischen Angeboten/Aufträgen und Kassenvorgängen ist, dass Verkäufe über die Kasse quasi gleichzeitig beginnen und enden. Der Bon wird sofort ausgegeben, der Verkauf geht im üblichen an einen anonymen "Laufkunde". Ein Auftrag hingegen ist mit einem bekannten Kontakt - Person oder Firma - verknüpft, es entsteht eine Rechnung mit Name anstatt eines Kassenbons.
Prinzipien der Auftragsverarbeitung
In diesem Schaubild sehen sie Blau den Auftrag als kommerzielle Aktivität, Grün die Schritte zu seiner Abarbeitung und Gelb die möglichen Quellen.
Auftragsquellen
Ein Auftrag kann durch eine Bestellung im Webshop oder auf einer angebundenen Platform entstehen oder er kann entstehen, indem Sie ein Angebot schreiben, das vom Kunde akzeptiert wird.
Schritte zur Abarbeitung des Auftrags
Ein Auftrag endet üblicherweise in Lieferung (oder mehreren Teillieferungen) und schließlich einer Rechnungsstellung.
Angebotserstellung
Um ein Angebot zu schrieben nutzen SIe die Funktion "Angebote" in der linken Menuleiste. Dort können Sie ein Angebot anlegen oder bestehende Angebote bearbeiten und unterschiedliche Positionen hinzufügen. Mögliche Positionstypen sind:
- Produkt
Hier wird ein Produkt ausgewählt, seine Anzahl und es kann auch noch ein Preis hinterlegt werden. Der Preis wird üblicherweise mit dem VK aus den Produktstammdaten vorbefüllt. - Überschrift
Zur Gliederung können Sie Überschriften einfügen - Freie Position
Dieser Positionstyp eignet sich, um beispielsweise Dienstleistungspositionen - die eben nicht als Artikel zu erfassen sind - oder Erläuterungen im Angebot zu definieren.
Das Angebot kann in unerschiedlichen Status sein:
- Erstellt / In Bearbeitung
Das Angebot ist in Bearbeitung und noch nicht mit dem Kunde abgestimmt. Ist das Angebot fertig und soll dem Kunde übermittelt werden, so geht es in den Zustand... - Erfasst
Ein erfasstes Angebot hat eine Angebotsnummer und ist in erster Linie nicht mehr veränderbar. Sie haben dem Kunde das Angebot gestellt und stehen zu Ihrem Versprechen, sollte der Kunde es beauftragen. Wünscht der Kunde noch eine Änderung so können Sie das Angebot wieder in den Status "In Bearbeitung" zurücksetzen - es wird dabei eine Historie geschrieben - so können Sie die Veränderungen des Angebots nachvollziehen. Das neue Angebot erhält eine "Versionsnummer" (z.B. Angebot 5 - Version 2 vom 1.3.2021), sodass der Kunde sich bei einer Beauftragung auf den korrekten Stand beziehen kann.
Möchte der Kunde das Angebot beauftragen, so ändert sich der Status zu - BeauftragtIn diesem Status sind sie mit der Bearbeitung des Angebots fertig und es entsteht ein Auftrag. Sie können das Angebot zwar weiterhin ansehen - die weitere Bearbeitung erfolgt jedoch unter dem Menupunkt Auftrag.
- Storniert
Das Angebot kann storniert werden, wenn der Kunde es doch nicht bestellen möchte.
Auftragsverarbeitung
Ist ein Angebot beauftragt worden oder eine Bestellung durch einen Webshop oder eine Platform eingegangen, so entsteht ein Eintrag in der Liste "Aufträge". In der Tabelle können Sie die Aufträge in den unterschiedlichen Status sehen. Der Auftrag durchläuft folgende Status:
- Erstellt / In Bearbeitung
Der Auftrag ist eingegangen aber noch in Bearbeitung, er gilt als offener Auftrag. - Warte auf Lieferung / Abholung
Wenn sämtliche Positionen des Auftrags geliefert wurden oder zur Abholung bereitstehen (siehe später), so kann der Auftrag in den Status "Lieferung" gehen. In diesem Status ist er noch nicht abgeschlossen, da die Lieferung noch nicht erfolgt ist, aber es gibt für Sie nichts mehr zu tun, außer die Auslierfung bzw Abholung durch den Kunde abzuwarten.
Ist die Ware beim Kunde eingegangen, so kann der Auftrag abgeschlossen werden. - Abgeschlossen
Der Auftrag ist vollständig erledigt. Die Lieferung ist erfolgt und wurde bezahlt. - Storniert
Kann der Auftrag nicht erfüllt werden oder handelt es sich nicht um einen echten Auftrag (beispielsweise um Betrug), so kann er storniert werden.
Sie können Aufträge in jedem dieser Status durch den Bearbeiten Button einsehen und weiterführen.
Auftrag bearbeiten
In der Auftragsmaske sehen Sie alle wichtigen Informationen zum Auftrag: Kunde, Liefermethode, Positionen (bestellt und geliefert), bisher erfolgte Teillieferungen und Rechnungen.
Sie können Teil- oder Gesamtlieferungen veranlassen (solange noch nicht alles geliefert ist) sowie Rechnungen stellen (solange noch nicht 100% abgerechnet sind).
Außerdem können Sie den Status des Auftrags weiter setzen, sofern alle Bedingungen (siehe weiter oben) dafür erfüllt sind.
Rechnungen
Eine Rechnung zum Auftrag wird automatisch gestellt, wenn der Auftrag in den Status "Warte auf Lieferung" geht (Button: Vorbereitung abgeschlossen). Diese Rechnung ist die sogenannte Schlussrechnung - sie enthält alles, was noch nicht vorher abgerechnet wurde.
Mögliche Rechnungstypen sind:
- Anzahlung
Eine (zB prozentuale) Anzahlung auf den Gesamtwert, vergleichbar bzw verwendbar als Akontorechnung. - Positionsabrechnung
Abrechnungen einzelner Teillieferungen oder Positionen. Dies kann beispielsweise bei Kommissionsware verwendet werden. - Gesamtrechnung
Enthält alle Positionen des Auftrags als eine Rechnung. - Schlussrechnung
Wie die Gesamtrechnung, jedoch werden vorherige Anzahlungen oder Positionsabrechnungen abgezogen.
Wird eine Bestellung beispielsweise via Webshop aufgegeben und direkt per Zahlungsdienstleister bezahlt, so entsteht direkt eine Gesamtrechnung auf die Bestellung.
Zahlungen
Eine Zahlung kann im Menupunkt "Rechnungen" in der linken Menuleiste verbucht werden. Hierzu geben Sie den Betrag und die Zahlart an. Die Rechnung wird direkt als bezahlt markiert, wenn sie vollständig bezahlt ist.
Überfällige Rechnungen
In der Rechnungsliste können Sie mit dem Status-Filter "überfällig" die überfälligen Rechnungen sehen. Diese sind nicht als bezahlt markiert, obwohl die Zahlfrist bereits abgelaufen ist.
Gutschriften
Sollte zu irgendeinem Zeitpunkt in der Auftragsbearbeitung mehr abgerechnet sein, als das Auftragsvolumen ist, so kann eine Gutschrift erstellt werden. Die Gutschrift wird in dem Fall in der Auftragsmaske angeboten.
Das Auftragsvolumen kann beispielsweise reduziert werden, wenn es eine Retoure gibt oder wenn das Angebot nachträglich verändert wird.